Lauri Koskela on kuvannut Lean rakentamista ”menetelmäksi suunnitella tuotantosysteemi siten, että minimoidaan materiaalien, ajan ja työn hukka ja maksimoidaan siten arvon tuotto”. Lean rakentamiseen on viime vuosina tuotu projektisysteemin käsitettä ja sen määrittäminen oli mm. RAIN -kehityshankkeen yhtenä tehtäväpakettina. Onko projektisysteemin suunnittelu hyödyllinen väline rakennushankkeen johtamisessa, ja mitä se käytännössä tarkoittaa?
Organisaatioiden toimintaa on jo pitkään kuvattu ja selitetty systeemiajattelulla. Systeemi koostuu osista ja niiden välisestä vuorovaikutuksesta. Organisaatio muodostaa oman systeeminsä, jolla on tietyt määrätyt rajat, joiden sisällä toimitaan. Avoimessa systeemimallissa otetaan huomioon ympäristön vaikutukset ja mukautetaan toimintaa niiden mukaisesti. Systeemin osat voivat olla alisysteemejä, jotka toimivat itsenäisinä osina vuorovaikutuksessa ympäristönsä kanssa.
Myös rakennushankkeen voidaan katsoa muodostavan oman systeemin, jolla on tietyt lähtökohdat ja tavoitteet ja joka muovautuu projektin edetessä. Mitä paremmin tarkoitukseen sopivaksi projektisysteemi on suunniteltu, sitä todennäköisemmin projekti tuottaa toivottuja tuloksia.
Projektisysteemin suunnittelu on joukko valintoja, joiden avulla ohjataan projektissa toimivat henkilöt ja organisaatiot toimimaan yhteistyössä koko projektin kannalta parhaiten arvoa tuottavalla tavalla.
Ensimmäiset projektisysteemin määrittävät linjaukset tekee tilaaja heti projektin alussa, mutta projektisysteemin suunnittelu on myös jatkuvaa ja itseään korjaavaa toimintaa, joka jatkuu läpi projektin ja johon osallistuvat kaikki projektin keskeiset toimijat.
Projektisysteemin elementtejä ovat mm.
• projektin tavoitteet ja onnistumisen kriteerit
• hankkeen osapuolijako, roolitus ja organisointi
• kaupalliset periaatteet ja ansaintalogiikat
• hankkeen eteneminen, vaiheistus ja osapuolten liittyminen mukaan
• yhteiset toimintaperiaatteet, työtavat ja työkalut.
Projektisysteemi muodostetaan vaiheittain
Projektisysteemi muuntuu ja kehittyy hankkeen edetessä vaiheesta toiseen. Sitä voidaan havainnollistaa erottamalla kunkin hankevaiheen projektisysteemit omiksi alisysteemeikseen: hanke-, suunnittelu- ja tuotantosysteemiksi. Suunnittelu- ja tuotantosysteemien kokonaisuutta voidaan vielä erikseen kutsua toimitussysteemiksi.
Tilaajaorganisaatio tekee hankkeen alkuvaiheessa päätöksiä ja muodostaa hankesysteemin, joka luo perustan koko hankkeelle. Sen jälkeen mukaan tulevat suunnittelijat, ehkä osa urakoitsijoistakin, ja ryhdytään laatimaan suunnittelusysteemiä. Tässä vaiheessa luodaan toimintamalli suunnitteluvaiheelle ja toteutuksen valmistelulle.
Kun edetään lähemmäs toteutusvaihetta, määritellään hankkeelle sopiva tuotantosysteemi. Päätoteuttajan rooli on tässä vaiheessa keskeinen, mutta myös aliurakoitsijat ja toimittajat voivat osallistua tuotantosysteemin määrittelyyn omalta osaltaan.
Hankkeen elinkaari jatkuu rakennuksen tai liikenneinfran valmistuttua käyttö- ja ylläpitovaiheilla. Myös ne muodostavat oman ylläpitosysteeminsä. Ylläpitosysteemin luonne vaihtelee paljon sen mukaan, minkä tyyppisestä rakennuskohteesta on kyse.
Projektisysteemiä luodaan siis vaiheittaisia päätöksiä ja valintoja tekemällä. Se ei kuitenkaan tarkoita, että systeemin osat tulisivat valmiiksi ja täydellisiksi sitä mukaa, kun suunnittelu etenee. Toimintaa pitää samaan aikaan jatkuvasti arvioida ja kehittää.
Projektisysteemi perustuu tavoitteisiin ja menestystekijöihin
Kun projektisysteemin suunnittelu etenee aihepiiristä ja alisysteemistä toiseen, se perustuu aikaisemmille ratkaisuille. Yksi toimivan projektisysteemin tärkeä piirre onkin, että sen eri alisysteemien ja komponenttien välille ei saa syntyä epäjatkuvuuskohtia tai ristiriitoja.
Hankkeelle asetetut tavoitteet luovat perustan projektisysteemille. Rajoitteet ja lähtökohdat, kuten esimerkiksi normaalit hankkeen ominaispiirteet ja käyttäjien sekä yhteiskunnan asettamat odotukset, on otettava huomioon tavoitteiden laatimisessa.
Tavoitteista käytetään myös laajempaa käsitettä menestystekijät (engl. Conditions of Satisfaction, CoS). Niillä halutaan korostaa, että kyse on enemmän systeemitason tavoitteista kuin konkreettisista projektin tavoitteista. Systeemitason tavoitteet kuvaavat projektisysteemin ihanteellista toimintaa.
Hankkeen menestystekijät kuvaavat sen ylätason merkitystä ja haluttua vaikutusta. Ne voivat tarkoittaa perinteisestä projektin suunnittelusta poiketen muutakin kuin pelkkiä kustannuksia ja laatua. Kyse voi olla esimerkiksi käyttäjille tuotettavasta arvosta tai vaikutuksesta lähiympäristöön.
Projektisysteemin osista muodostuu suunnittelun tehtävälista
Hankesysteemi luo perustan koko hankkeelle. Se sisältää muun muassa toteutusmuodon valintaan liittyvät elementit projektin osituksesta, sopimusmuodosta ja hankintaprosessista. On tärkeää selvittää, mitkä ovat projektin kannalta kriittisimmät osaamistarpeet ja miten ne saadaan käyttöön oikea-aikaisesti hankkeen edetessä.
Jo hankesysteemiä perustettaessa käynnistetään yhteistyö tulevan käyttäjän kanssa ja se jatkuu läpi projektin päättyen tilojen käyttöönottoon. Esimerkiksi käyttäjien toiminnallinen tilasuunnittelu voi käynnistyä jo silloin, kun varsinaista rakennushanketta vasta valmistellaan.
Hankkeen organisointi on kuvattava hankesysteemin suunnittelussa vähintään osapuolitasolla, mutta organisaatio johtamismalleineen elää ja tarkentuu edelleen hankevaiheesta toiseen. Hanketietojen elinkaarihallinnan suunnittelu olisi niin ikään aloitettava jo tässä vaiheessa.
Projektin suunnittelusysteemin suunnittelu aloitetaan, kun suunnitteluosapuolet on valittu ja suunnittelu- tai kehitysvaihe käynnistetään. Kun hankesysteemiä on suunnittelemassa lähinnä tilaajaorganisaatio, tässä vaiheessa suunnitteluun osallistuvat kaikki keskeiset osapuolet – mukaan lukien urakoitsijat, mikäli näitä on jo valittu.
Suunnittelusysteemissä määritetään suunnitteluvaiheen ohjaamisen menettelytavat, yhteistoiminta ja tiedonkulun työkalut. Samalla aloitetaan – etenkin suunnitteluvaiheen loppua kohti – valmistautumaan seuraavaksi käynnistyvään toteutusvaiheeseen. Useat tässä vaiheessa määritettävät asiat liittyvät Tilaajan tavoitteisiin johtamisen (Target Value Delivery, TVD) menettelyihin, samoin kuin Big Room -toiminnan käytännön työtapojen määrittämiseen.
Sovittuja toimintatapoja alkaa olla nyt yhä enemmän, ja vastaavasti projektiin liittyy yhä enemmän osapuolia sekä henkilöitä. Sen vuoksi on huolehdittava, että uudet tulokkaat saadaan osallistumaan ja sitoutumaan projektin toimintaperiaatteisiin. Myös tuotantotekninen suunnittelu tulisi tuoda mukaan osaksi teknistä suunnittelua, etenkin jos tavoitteena on hyödyntää esivalmistamisen mahdollisuuksia.
Tuotantosysteemin suunnittelu muodostaa katkeamattoman jatkumon projektisysteemin aikaisemmista vaiheista, vaikka päävastuu siirtyykin tässä vaiheessa päätoteuttajalle. Tuotantosysteemin suunnitteluun pitää varata riittävästi aikaa, ennen kuin toteutusvaiheen välittömään valmisteluun liittyvät tehtävät painavat päälle. Sen tulisi olla huomattavasti laajempaa projektin toiminnallista pohdintaa perinteiseen projektisuunnitelman tekoon verrattuna.
On oleellista päättää työmaan eri toiminnoissa käytettävät menetelmät ja työkalut, muiden urakoitsijoiden sitouttamisen käytännöt ja se, millä tavalla sovituista asioista viestitään sekä niitä viedään käytäntöön. Varsinaisten toteutusaikataulujen, hankintojen, laadunvarmistuksen ja muiden työmaan tehtävien suunnittelu sekä ohjaus tehdään sovittujen käytäntöjen mukaisesti, ja niitä arvioidaan ja kehitetään edelleen siten kuin projektisysteemin toimintamallissa on tarkoitettu.
Projektisysteemin suunnittelu vai projektin muotoilu
Projektisysteemi-käsite kuvaa projektin systeemiluonnetta ja lähestyy projektin johtamista systeemiajattelun keinoin. Vaikka systeemiajattelu ei käytännön tasolla olekaan niin vaikeaselkoista miltä se saattaa kuulostaa, se koetaan usein teoreettiseksi ja vaikeaksi soveltaa projektin arkipäivään.
Projektin suunnittelusta puhutaan perinteisesti, mutta toisaalta se mielletään hyvin konkreettiseksi, operatiiviseksi tekemiseksi, jossa aikataulutetaan tehtäviä ja sovitaan työnjaoista. Projektin suunnittelun tuloksena saadaan esimerkiksi hankesuunnitelma ja tuotantovaiheen projektisuunnitelma. Ne ovat tavallisesti yhden osapuolen laatimia konkreettisia esityksiä esimerkiksi toteutusratkaisuista, vastuualueista, aikataulusta tai laadunhallinnan tehtävistä.
Jos projektisysteemin suunnittelu koetaan vaikeana käsitteenä, voidaan apua hakea englannin kielestä. Siellä puhutaan vastaavista tehtävistä nimellä project design. Tämä poikkeaa perinteisestä suunnittelusta, jota kuvataan nimellä project planning. Ongelma on, että suomen kielessä on vain yksi suunnittelua tarkoittava sana. Tästä syystä palveluiden puolella onkin otettu käyttöön uusi sana palvelumuotoilu, englanniksi service design.
Wikipedian mukaan palvelumuotoilun keskeisenä tavoitteena on palvelukokemuksen (engl. service experience) käyttäjälähtöinen suunnittelu siten, että palvelu vastaa sekä käyttäjien tarpeita että palvelun tarjoajan liiketoiminnallisia tavoitteita.
Eikö tämä kuulostaisi hyvältä myös rakennusprojekteissa – onhan tavoitteena yhtä lailla muotoilla projektin toimintamalli sellaiseksi, että se mahdollisimman todennäköisesti vastaa asetettuihin tavoitteisiin ja odotuksiin.
Alkaisimmeko siis puhua projektisysteemin suunnittelun sijasta projektin muotoilusta?