Alalla on herännyt kysymys, miten alliansseissa hyviksi koettuja toimintatapoja saisi levitettyä pienempiin hankkeisiin ja myös pienemmät toimijat mukaan hankkeiden ytimiin toimintaansa kehittämään.
Yhteistoiminnallisia toteutusmuotoja kutsutaan yleisnimellä IPT, joka tulee sanoista Integroitu projektitoimitus. Rakennustiedon kortistossa käytetään myös nimitystä Yhteisvastuu-urakka. Integrointi on vaikeasti suomennettava sana, mutta sillä tarkoitetaan yhteistoimintaa, osapuolten intressien yhdistämistä ja organisaatioiden välisten raja-aitojen kaatamista.
Toteutusmuoto, jossa integrointi on viety pisimmälle, on Projektiallianssi. Sen merkittävin ero perinteisiin toteutusmuotoihin on kokonaan uusi sopimusmalli, joka tehdään lisäksi saman sisältöisenä kaikkien allianssin osapuolten kesken. YSE-pohjaisissa urakoissa sopimukset ovat sen sijaan kahdenvälisiä.
Allianssi muodostetaan jo varhaisessa vaiheessa, koska suunnittelijat ja päätoteuttaja valitaan usein samaan aikaan. Ideana onkin saada pääurakoitsijan, ja mahdollisesti keskeisten aliurakoitsijoidenkin, osaaminen mukaan jo suunnitelmia kehittämään. Siksi suunnitteluvaihetta kutsutaan allianssihankkeissa kehitysvaiheeksi.
Perinteisestä poikkeava hankeprosessi
Allianssin hankeprosessi poikkeaa muutenkin perinteisestä – etenkin sen suhteen, miten kustannukset määräytyvät. Perinteisellä tavalla suunnittelu tehdään niin valmiiksi, että urakoitsijat voidaan kilpailuttaa, jonka jälkeen toteutuskustannus määräytyy tarjoushintojen perusteella. Tosin tähän on todettava, että lopulliset kustannukset elävät vielä senkin jälkeen esimerkiksi yksikkömäärien tai muutostöiden myötä, mutta silti puhutaan kokonaishinnasta.
Allianssihankkeessa kokonaiskustannusta ei kilpailutusvaiheessa tavallisesti edes kysytä, vaan se määritetään yhteistyössä kehitysvaiheen aikana. Lähtökohtana onkin ohjata kustannuksia asetetun tavoitteen raamissa, eikä lyödä niitä kiinni jo kilpailutusvaiheessa. Osapuolten yhteistyöhön kannustetaan lisäksi bonusjärjestelmällä, jolloin nimetyt laadulliset tavoitteet saavuttamalla kaikki allianssin osapuolet pääsevät jakamaan bonuspoolia.
Integroinnin periaatetta pyritään ulottamaan myös aliurakoihin käyttämällä kannustavia sopimusmuotoja tai muodostamalla ryhmistä aliurakoitsijoita tiettyihin erikoisalueisiin keskittyneitä alialliansseja. Sopimusmalli ja hyvissä ajoin aloitettu yhteistyö on johtanut siihen, että yhteistoiminnalliset hankkeet ovat toimineet kasvualustana erilaisten uusien lean-taustaisten menettelyiden, kuten Big Room ja tahtituotanto, soveltamiseen.
Johtuen siitä, että allianssiin ei haeta halvinta tarjoushintaa, vaan kyvykkäintä projektitiimiä, koko hankinta- ja kilpailutusprosessi on erilainen mihin on totuttu. Jotkut kokevat tämän työlääksi kirjallisine tuotoksineen ja työpajoineen, mutta kysymys on enemmän siitä, että urakoitsijoiden tarjoustoiminta on resursoitu perinteistä kustannuslaskentaa ajatellen ja uudenlaisten tuotosten aikaan saaminen teettää tuskaa.
Tavoitteena aito yhteistoiminnallisuus
Voi hyvällä syyllä uskoa, että allianssihankkeet ovat vakiintuneet osaksi toteutusmuotojen työkalupalettia. Niiden on todettu sopivan nykymuodossaan kuitenkin parhaiten suuriin tai Suomen mittakaavassa jättikokoisiin hankkeisiin, 50 miljoonasta eurosta ylöspäin. Niissä toimivat suuret yritykset voivat helpommin omaksua uudet sopimukset ja toimintamallit sekä resursoida tarjous- ja kehitysvaiheen tehtäviin osaavaa henkilöstöä.
Alalla on herätty kuitenkin miettimään, miten sinällään hyviksi koettuja toimintatapoja saisi levitettyä pienempiin hankkeisiin. On syntynyt tarve eräänlaisille kevennetyille alliansseille. Sellaisia ovat varsinaisten allianssien ja perinteisten toteutusmuotojen väliselle harmaalle vyöhykkeelle syntyneet YSE-pohjaiset yhteistoiminnalliset toteutusmuodot.
Heti alkuun varoituksen sana. Toteutusmuoto ei muutu yhteistoiminnalliseksi ottamalla allianssisopimuksesta yhteistyötekstit ja lisäämällä ne YSE-pohjaiseen sopimukseen, muuttamatta mitään muuta. Sitäkin esiintyy, mutta jos lähtee aitoa yhteistyömallia hakemaan, se tulisi tehdä toimintaa uudistamalla.
YSE-pohjaista sopimusta on mahdollista käyttää myös yhteistoiminnallisen hankkeen pohjana. Oleellista on muuttaa hankkeen elementtejä loogisesti ja riittävän kattavasti siten, että voidaan puhua aidosti yhteistoiminnallisesta hankkeesta. Alle on koottu näitä elementtejä. Niitä ei ole välttämätöntä soveltaa kaikilta osin, mutta yhteistoiminnallisessa hankkeessa niitä pitää olla merkittävä määrä.
Ehdotuksia elementeistä, joita yhteistoiminnallisesta hankkeesta tulisi löytyä:
- Tehdään YSE-pohjaisten urakkasopimusten lisäksi osapuolten (tilaaja, suunnittelijat, keskeiset urakoitsijat) kesken yhteinen yhteistyösopimus, jossa kuvataan projektin tahtotila ja yhteistoiminnan pelisäännöt.
- Urakan maksuperusteen tulisi olla tavoitehintainen tms. kustannusperusteinen malli, jossa kustannuksia käsitellään ja ohjataan avoimesti.
- Käytetään bonusjärjestelmää, joka voi olla osapuolten yhteinen, tai vähintään samansisältöinen siten, että kaikkien kannustimet ohjaavat samaan suuntaan.
- Painotetaan kilpailutuksessa laadullisia elementtejä, mutta ei tehdä siitä turhan raskasta. Oleellista on, että siihen sisältyy ainakin yksi tapaaminen kasvotusten, jossa avainhenkilöt voivat esittäytyä ja tuoda esiin osaamistaan ja yhteistyökykyään.
- Urakoitsija(t) valitaan riittävän aikaisin, jotta voidaan pitää yhteinen hankkeeseen nähden tarkoituksenmukaisen pituinen kehitysvaihe ennen aloittamista.
- Riskejä käsitellään avoimesti ja riskivarauksen käytöstä päätetään yhdessä.
- Sovitaan yhteinen organisaatio, päätöksentekokäytäntö ja muut johtamisen pelisäännöt selkeästi niin, että toimintaa ohjaavat pikemmin projektin tarpeet kuin sopimussuhteet.
- Luodaan läpinäkyvä kustannusten arviointi-, seuranta- ja raportointimalli, jolla suunnittelua ja kustannuksia ohjataan rinnakkain.
- Sovitaan yhteiset tiedonhallinnan menettelyt niin, että viimeisin tieto on kattavasti kaikkien käytössä.
- Edistetään yhteistyötä hankkeeseen räätälöidyllä Big Room -toiminnalla, jolla voidaan edistää henkilöiden kohtaamisia ja tutustumista.
- Kehitetään yhteistyökulttuuria systemaattisesti päivittäisjohtamisessa sekä järjestämällä yhteisiä tilaisuuksia. Huomioidaan erityisesti se, että uudet projektiin tulijat otetaan mukaan yhteistyöhön.
- Ollaan rehellisiä ja rakennetaan luottamusta pitkällä tähtäimellä.
Sisäistetty toimintamalli luo pohjaa kulttuurimuutokselle
Lopuksi on muistettava, että yhteistyö ja yhteistoiminnallisuus eivät ole aivan sama asia. Yhteistyö on aina ihmisten aikaansaamaa, ja hyvää yhteistyötä voidaan tehdä, oli hankkeen toteutusmuoto mikä hyvänsä, tai siitä huolimatta. Mutta laatimalla hankkeen rakenteet – esimerkiksi sopimukset, hankintaprosessi, itse eteneminen ja johtamismalli – yhteistoiminnallisiksi luodaan merkittävästi paremmat edellytykset hyvälle yhteistyölle myös käytännössä.
Ja vielä, kannattaisiko saman tien lähteä tekemään yhteistoiminnallisuudesta koko yrityksen kattavaa kulttuuria? Jos aito yhteistoiminta olisi jo sisäistetty toimintamalli, sitä ei tarvitsisi joka hankkeessa opetella uudelleen.
Kirjoitus on julkaistu INFRA Uusimaa -lehdessä 1/2022.